[GUIDA] Come raccogliere indirizzi email offline per costruire un database a cui inviare newsletter

L’Email Marketing continua ad essere uno strumento eccezionale per promuovere iniziative e attività commerciali di qualunque natura attraverso il web. La formula del Direct Email Marketing (spesso abbreviato con la sigla DEM) prevede l’invio di newsletter, ovvero di veri e propri bollettini via email, alla propria lista di contatti: i messaggi raggiungono direttamente i destinatari, veicolando contenuti promozionali e non, con il vantaggio di mirare ad un target ben preciso e non a generici consumatori.

L’efficacia delle newsletter come strumento pubblicitario è in costante crescita: le email vivono una seconda giovinezza da quando, con l’introduzione di tablet e smartphone, molte persone si sono abituate a tenere sempre sotto controllo la cartella inbox e a consultare i messaggi pochi istanti dopo averli ricevuti.
Raggiungere il proprio pubblico di riferimento con un messaggio consultabile direttamente sul palmo della mano offre evidenti vantaggi: una promozione interessante o un’informazione utile rivelata al momento giusto possono tradursi facilmente in una prenotazione, in una richiesta di ulteriori chiarimenti o anche in un acquisto diretto, specie quando si pubblicizzano i prodotti di un e-commerce.

È sbagliato pensare che solo le attività basate sul web possano giovare di una buona campagna di email marketing: in realtà, dal negozio di abbigliamento al ristorante, qualunque impresa tradizionale può avvantaggiarsi di questo utile strumento, per coltivare il rapporto con chi è già stato cliente e invogliarlo a ripetere la sua esperienza oppure per catturare l’attenzione di chi ancora non conosce i servizi offerti, ma potrebbe essere interessato a scoprirli.

Impostare una campagna DEM: l’importanza delle liste di contatti

Dare vita ad un servizio newsletter in grado di produrre buoni risultati in termini di conversioni, ovvero di contatti con il pubblico che si traducono in un effettivo guadagno, richiede necessariamente un po’ di tempo per la progettazione del lavoro.
Affinché si rivelino efficaci, i messaggi inviati al pubblico devono essere chiari, graficamente piacevoli, professionali e, soprattutto, interessanti: solo così si avrà la certezza che i destinatari, invio dopo invio, continuino ad aprire i messaggi ricevuti e a leggerli.

Creare una newsletter arricchita con contenuti utili per il lettore e caratterizzata da un impatto grafico accattivante è un obiettivo importante, ma anche la più valida delle email difficilmente riuscirà a portare i risultati sperati se non si sceglie attentamente a chi inviarla.
In effetti, la raccolta di una buona lista di contatti rimane il primo, fondamentale step per impostare qualunque operazione di Direct Email Marketing.

In primo luogo, è importante ricordare che gli indirizzi di posta elettronica non possono essere reperiti a caso sul web: le norme contenute del Dl. n. 196 del 30 giugno 2003 vietano l’invio di messaggi con fini promozionali via email senza il previo consenso dei destinatari.
Oltre all’ovvia necessità di operare nel rispetto della legge, va detto che la forza del DEM sta proprio nella possibilità di stabilire un filo diretto con persone potenzialmente interessate ai prodotti o ai servizi proposti: rinunciare a questo vantaggio inviando le newsletter a contatti reperiti in modo dubbio rischia di vanificare completamente l’efficacia di questa strategia promozionale.

Raccogliere indirizzi email dal vivo: consigli pratici

Centri sportivi, strutture turistiche e negozi di vendita al dettaglio: queste attività basano il loro successo sul contatto diretto con il pubblico e sulla capacità di attrarre nuovi iscritti, ospiti o acquirenti, ma anche su quella di incentivare i clienti già acquisiti a tornare oppure a consigliare i servizi offerti ad amici e conoscenti.
Qualunque punto vendita o struttura aperta al pubblico può sfruttare la sua presenza fisica sul territorio per proporre a clienti e visitatori l’iscrizione al servizio newsletter.

Gli elementi fondamentali da predisporre sono:

• un documento che illustri l’informativa sul trattamento dei dati personali;
• un sistema che agevoli la raccolta degli indirizzi email e dei nomi degli iscritti.

La soluzione più semplice consiste nell’allestire un piccolo angolo (sul bancone del negozio, su quello della reception dell’hotel, ecc.) e posizionare un espositore con il testo del quale tutte le persone interessate al servizio newsletter dovranno prendere visione per registrarsi alla mailing list (la lista di contatti della newsletter).
È molto importante ottenere il consenso scritto di ciascun nuovo contatto, come conferma sia della presa visione dell’informativa che dell’assenso alla ricezione delle newsletter.

Predisporre un modulo cartaceo da proporre al pubblico può essere un buon modo per semplificare l’iscrizione. Tuttavia, il limite di questa soluzione consiste nel fatto che, in un secondo momento, tutte le informazioni raccolte (nomi e indirizzi di posta elettronica, ma, eventualmente, anche età, professione, luogo di residenza, ecc.) dovranno essere inserite manualmente nel software o nell’applicativo online utilizzato per inviare le newsletter.

Una comoda alternativa può essere quella di utilizzare un semplice tablet per raccogliere direttamente in formato digitale i dati forniti dai clienti. Le liste create in questo modo possono essere importate con un semplice copia e incolla oppure compilando un comune documento CSV (utilizzando l’app di openoffice o Google docs) su tutte le più diffuse piattaforme per l’email marketing.

Tali contatti si possono inserire anche direttamente nella piattaforma che poi si utilizzerà per l’invio delle newsletter, accedendo al backoffice e inserendo gli indirizzi acquisiti sul territorio direttamente nel form di “aggiunta iscritti” della piattaforma di invio newsletter.

Per citarne una delle più economiche e avanzate tecnologicamente, si può utilizzare opendem, un’applicazione web based progettata per gestire le liste e per inviare newsletter; opendem offre entrambe queste possibilità: in pochi minuti è possibile creare una o più liste, assegnando a ciascuna un nome, una descrizione e tutti i campi desiderati in aggiunta a quello dell’indirizzo email. Ogni volta che si importano nuovi contatti, il sistema li analizza per escludere quelli già presenti nella lista, non validi oppure cancellati in precedenza su richiesta degli utenti. In questo modo, si avrà la certezza di avere a propria disposizione liste di qualità, contenenti solo contatti attivi.

Come incentivare la clientela ad iscriversi alla newsletter

Convincere le persone che visitano il negozio o l’attività commerciale a concedere il proprio tempo e, soprattutto, il proprio indirizzo email per iscriversi al servizio newsletter non è semplice: occorre catturare l’attenzione del cliente, o potenziale tale, dimostrando tutti i vantaggi della registrazione alla mailing list.

Nell’ordine, è utile:

1. spiegare con precisione quali saranno i contenuti delle newsletter ricevute. Il timore principale degli utenti è quello di essere sommersi da messaggi inutili o di spam, di conseguenza va specificata la natura promozionale o puramente informativa dei messaggi e indicata la frequenza degli invii.
2. incentivare all’iscrizione offrendo un buono sconto immediato sul prossimo acquisto, regalando un gadget oppure illustrando i vantaggi pratici per gli utenti del servizio newsletter (ad esempio sconti e promozioni speciali in anteprima, diritto di accesso ai saldi privati, possibilità di partecipare ad un concorso a premi, ecc.).
3. sottolineare che per nessun motivo i dati forniti saranno ceduti a soggetti terzi.
4. ricordare che in qualunque momento è possibile richiedere la cancellazione dalla lista dei contatti in modo semplice e veloce.

I vantaggi della raccolta dei contatti email dal vivo

Il lavoro necessario per costruire una buona mailing list raccogliendo uno ad uno gli indirizzi di posta elettronica può sembrare complesso, tuttavia è in grado di garantire risultati eccezionali.
Le liste costruite in questo modo contengono i contatti di persone che conoscono il nome del mittente e il suo settore di attività e hanno manifestato spontaneamente l’interesse ad essere aggiornate sulle ultime novità e sulle promozioni del momento.
Molti dei destinatari saranno quindi interessati alla lettura dei messaggi e, con ottime probabilità, anche a seguire i suggerimenti o le proposte contenute al loro interno.

Infine, va ricordato che partecipare con la propria attività a fiere e manifestazioni di settore può essere un ottimo modo per venire a contatto con un grande pubblico e reperire molti contatti in un breve lasso di tempo. Naturalmente, tutti i consigli sopra riportati rimangono validi anche in questo caso.